Niki est la directrice des opérations de service d’Insperity. Elle se spécialise dans l’intégration des employés, la gestion du capital humain et l’infrastructure RH.
Il ne fait aucun doute que l’essor du travail à distance a transformé le paysage traditionnel de l’emploi, et il n’est pas près de disparaître. Une enquête de juillet 2023 de la Federal Reserve Bank d’Atlanta a révélé que 11,2 % des dirigeants s’attendent à ce que leur organisation soit entièrement distante d’ici 2028. Bien qu’il existe une myriade d’avantages tels qu’une flexibilité accrue et la possibilité de choisir parmi des talents à travers le pays et le monde, ce changement comporte des obstacles.
Pour de nombreux dirigeants d’entreprise, la réduction de la collaboration et de la communication est une préoccupation majeure, suivie de près par le risque d’isolement des employés et d’affaiblissement de la culture organisationnelle. Le travail à distance peut avoir un coût pour les entreprises si les dirigeants ne parviennent pas à relever ces défis efficacement.
Le modèle de travail hybride étant désormais disponible, voici quelques moyens par lesquels les employeurs peuvent équilibrer les défis du travail à distance ou hybride afin d’en maximiser les avantages.
Fournir des lignes directrices aux nouveaux employés.
L’un des défis importants que présente le travail à distance, en particulier pour les nouveaux employés, est l’absence d’un lieu de travail physique propice à la communication et à la collaboration organiques. Par exemple, un bureau permet à un nouvel employé et à d’autres collègues de s’arrêter au bureau de quelqu’un, de poser une question rapide et de recevoir des conseils immédiats. Un environnement distant peut ajouter un obstacle pour les nouveaux employés qui peuvent hésiter à contacter leurs collègues pour la même question rapide, de peur d’interrompre ou de perturber le flux de travail d’un collègue.
Répondre de manière proactive à ces préoccupations peut aider les nouveaux employés à comprendre le comportement attendu en matière de travail à distance. Les politiques doivent définir et favoriser la communication, mais également fournir les ressources nécessaires aux nouveaux employés. Un guide de formation, des procédures opérationnelles standard et des ressources en ligne peuvent permettre aux employés de trouver leurs propres réponses, ce qui peut contribuer à réduire leur besoin d’assistance immédiate. Cette stratégie peut aider les employés à devenir autonomes et promouvoir une culture d’apprentissage.
Communiquez avec intention.
Une communication régulière et cohérente est indispensable dans un environnement de travail à distance. La plupart des employeurs ont déjà investi dans une plateforme de communication permettant des discussions en ligne, des appels vidéo et des réunions virtuelles. Beaucoup ont également investi dans un logiciel de gestion de projet afin que les équipes puissent coordonner plus facilement leurs projets.
Il est important que les employeurs maintiennent ces outils afin qu’ils restent connectés et sachent où en sont les projets. Lorsqu’ils sont utilisés efficacement, les outils de communication peuvent unir les travailleurs, permettant des réunions d’équipe planifiées et des séances individuelles régulières avec les managers. Les réunions intentionnelles sont des éléments essentiels pour que les équipes et les individus se sentent soutenus dans leur travail.
Les réunions d’équipe à distance et hybrides, tout comme celles organisées exclusivement en personne, offrent un espace de collaboration, de mises à jour de projets et d’activités de consolidation d’équipe. De plus, les réunions d’équipe permettent aux employés d’exprimer leurs préoccupations, de partager leurs réflexions sur les projets en cours et d’entretenir un esprit de collaboration avec leurs collègues.
De même, les séances individuelles sont une bonne pratique, que le membre du personnel soit sur place ou à distance. Une discussion en tête-à-tête permet aux employés de s’exprimer plus librement, de poser des questions et, en particulier pour les nouvelles recrues, de recevoir les orientations ou les conseils nécessaires.
Établir une structure.
L’absence d’une journée de travail traditionnelle au bureau peut être déconcertante pour certains. Les employeurs peuvent éliminer l’incertitude grâce à des structures et des attentes claires dans des environnements distants ou hybrides. Cette structure peut prendre forme avec des rôles et des responsabilités clairement définis entre les membres de l’équipe, une communication transparente et des canaux de communication faciles à utiliser, définissant le cadre des opérations quotidiennes.
Les processus standardisés permettent aux employés de travailler de manière transparente tout au long de leur évolution au sein de l’organisation. Ils aident également les nouveaux employés à prendre pied dans des environnements distants et hybrides, car les nouvelles recrues peuvent mieux comprendre leur rôle lorsqu’une structure claire est en place.
Fournir aux employés des SOP et des guides de formation les aide à relever les défis et à savoir comment trouver la référence. Les procédures standard peuvent être les plus bénéfiques pour les gestionnaires. Lorsque les employés savent vers qui se tourner pour trouver les réponses, les managers peuvent être plus productifs en passant moins de temps à enseigner les bases aux nouveaux employés dans un lieu de travail distant ou hybride.
Pensées finales
Le coût du travail à distance est une question complexe, mais le travail à distance peut fonctionner sans problème pour les employés nouveaux et existants grâce à une planification minutieuse et à des mesures proactives. Lorsque les employés disposent des bons outils et d’un cadre décrivant leurs attentes, les employeurs peuvent maximiser les avantages du travail à distance et hybride.
Une structure bien développée répondra à toutes les préoccupations que les nouveaux employés pourraient avoir et créera un environnement de travail où les membres de l’équipe peuvent être productifs, grandir et s’épanouir.
Forbes Human Resources Council est une organisation sur invitation uniquement pour les responsables des ressources humaines de tous les secteurs. Est-ce que je suis admissible ?
