Les clients me demandent fréquemment quelles sont les tendances que je constate dans ma pratique quotidienne. Ces dernières années, j’ai répondu à ces questions en soulignant l’augmentation spectaculaire que j’ai constatée du nombre d’employés demandant le travail à distance comme accommodement en vertu de l’Americans with Disabilities Act. Il se passe quelques semaines sans que je reçoive un appel d’un client demandant des conseils pour répondre à ces demandes.
Dans la plupart des situations, la demande de travail à distance est basée sur un problème de santé mentale, tel que la dépression, l’anxiété et/ou le SSPT. L’employé fournit une note d’un prestataire de soins de santé indiquant que les déplacements domicile-travail et le travail dans un environnement de bureau exacerbent les symptômes de la maladie et recommande à l’employé de travailler à domicile pendant une période prolongée ou indéterminée. Parfois, la demande porte sur une relation de travail hybride, mais généralement le salarié recherche un travail entièrement à distance.
Les employeurs sont souvent en conflit lorsqu’ils répondent à ces demandes. Alors que la plupart des entreprises souhaitent aider leurs employés souffrant de problèmes de santé, de nombreux emplois ne se prêtent pas au travail entièrement à distance. Les employeurs sont confrontés à des difficultés pour superviser les employés à distance et estiment que la collaboration en personne et le travail d’équipe sont essentiels à l’innovation et à la productivité. Dans certains cas, les employés qui ont initialement demandé le travail à distance pour des raisons non médicales, telles que des problèmes de garde d’enfants ou des préférences en matière de style de vie, fournissent un certificat médical après que la demande initiale a été refusée, ce qui soulève des soupçons quant à la légitimité du besoin médical de l’accommodement.
Les employeurs confrontés à des demandes d’aménagement du travail à distance ne devraient jamais les rejeter d’emblée. L’EEOC et les tribunaux fédéraux ont reconnu que dans des circonstances appropriées, le travail à distance peut être un aménagement raisonnable de l’ADA. Cependant, comme pour toute demande d’accommodement, l’employeur doit équilibrer la proposition avec ses besoins professionnels. La première étape de ce processus consiste à demander des informations médicales détaillées au prestataire de soins de santé de l’employé, notamment le diagnostic, le pronostic (c’est-à-dire la durée pendant laquelle l’accommodement sera nécessaire) et s’il existe des alternatives qui répondent aux besoins médicaux de l’employé, comme un horaire hybride.
L’employeur peut également demander un deuxième avis médical lorsqu’il soupçonne que la demande d’accommodement est motivée par des motivations non médicales. Dans le passé, il était peut-être difficile d’obtenir un deuxième avis, mais ces dernières années, de nouveaux fournisseurs ont commencé à offrir ces services aux employeurs. L’entreprise doit également examiner attentivement les tâches de l’employé pour déterminer si elles peuvent être exécutées efficacement à distance. La description de poste existante exige-t-elle un travail en personne ? Le travail à distance imposera-t-il une charge déraisonnable aux collègues ? Si l’employeur s’appuie sur des facteurs intangibles tels que le travail d’équipe pour justifier une exigence en personne, comment cela peut-il être expliqué et mesuré ?
Ces dernières années, de nombreux tribunaux fédéraux semblent avoir reconnu que le travail en personne est un élément essentiel pour la plupart des emplois. La conclusion finale d’approbation ou de refus de la demande de travail à distance doit être entièrement documentée et faire suite à des discussions interactives avec l’employé pour explorer comment l’accord fonctionnera et si des alternatives répondent aux besoins des deux parties. Même si les employeurs ne doivent pas refuser catégoriquement les aménagements pour le travail à distance, ils ne sont pas légalement tenus d’approuver simplement chaque demande accompagnée d’un certificat médical. Une analyse raisonnée et individualisée de ces demandes constitue le meilleur moyen pour les entreprises de prendre les décisions appropriées tout en réduisant leur exposition aux risques juridiques.
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