Lorsque la Defense Information Systems Agency a déménagé son siège social d’Arlington, en Virginie, à environ 30 miles au nord de Fort Meade, dans le Md., Dans le cadre du programme de réalignement et de fermeture (BRAC) du Département de la défense, bon nombre de ses travailleurs devant les trajets brutaux.
La région de Washington, DC, a une partie du pire trafic du pays, mais Disa a pu court-circuiter le changement de la plupart de ses effectifs. L’agence a mis en œuvre un programme de télétravail agressif qui fait gagner du temps à ses travailleurs et apporte de nombreux avantages pour DISA, parmi lesquels une amélioration de la rétention des employés.
«Sur la base du nombre de personnes personnelles que nous avons pu remedon avant, pendant et après la brac, le télétravail a joué un rôle majeur», explique Bobbie Sanders, analyste de gestion pour la main-d’œuvre, personnelle et sécurité à DISA.
DISA est l’une des nombreuses agences fédérales ayant des programmes de télétravail très réussis qui offrent au gouvernement et à ses travailleurs de nouveaux avantages. D’autres agences, telles que la General Services Administration (GSA) et le Département de l’agriculture (USDA), constatent que la permettant aux travailleurs d’être productifs de leurs bureaux aide le gouvernement à économiser des millions de dollars et rend les travailleurs plus heureux.
La croissance du télétravail dans le gouvernement fédéral a été poussée par la TEPELORK Enhance Act de 2010, explique Cindy Auten, directrice générale de Telework Exchange, une organisation de Washington qui promeut le télétravail. «Au cours de l’année depuis son passage, nous avons vu beaucoup de progrès pour amener les gens à être éligibles, puis à télétracter régulièrement, puis à télétractions plus», explique Auten.
Auten a salué le programme de télétravail de Disa comme l’un des meilleurs du gouvernement fédéral. L’agence compte 4 300 télétravail – environ 75% de ses effectifs – qui travaillent à domicile jusqu’à trois jours par semaine. «Notre objectif est d’obtenir autant de nos gens que possible, en fonction de l’approbation de la mission et des superviseurs», explique Sanders.
Une clé concernée
La sécurité est une préoccupation majeure pour une agence qui gère les données militaires et de renseignement. Pour renforcer la sécurité, DISA émet des ordinateurs d’ordinateur portable à ses télétravails, qu’ils doivent utiliser lorsqu’ils travaillent à remotalie. Ils sont autorisés à télétravacher uniquement à l’intérieur de leurs maisons et centres de télétravail, en utilisant une carte d’accès commune pour se connecter à leurs ordinateurs. Les télétravailleurs accèdent au réseau DISA via une connexion Virtual Private Network (VPN), et les données qui résident sur les disques durs du cahier sont le logiciel UifEnet crypté.
Les utilisateurs qui gèrent les données classifiés ne sont pas alloutes pour travailler à domicile, mais DISA – avec l’aide de la GSA – a mis en place un emplacement dans le nord de la Virginie qui leur permet de travailler sans conduire jusqu’à des hydromels solides.
La sécurité est une considération importante pour tout programme fédéral de télétravail. Par exemple, l’agriculture prend plusieurs étapes pour renforcer la sécurité à mesure que ses travailleurs sortent de ses bureaux. Les utilisateurs peuvent se connecter au réseau de deux manières – soit via un VPN d’entreprise, soit via le logiciel de virtualisation Citrix Desktop.
Le VPN de l’USDA utilise l’authentification à deux facteurs intégrée à une solution de contrôle d’admission de réseau et «fait partie d’une grande stratégie de sécurité des points de terminaison destinée à générer une politique de sécurité en informatique vers les appareils informatiques à travers l’USDA», en accord pour Owen Uniangst, directeur de l’Office du CIO de l’agriculture en réseau d’entreprise.
Les télétravails qui utilisent le bureau virtuel Citrix peuvent accéder aux applications et aux données hébergées en interne sur le réseau de l’agence sans installer un logiciel ou stocker des données sur leurs ordinateurs. Cela améliore la sécurité en donnant au département le contrôle des données et des applications chiffrées tout en permettant aux utilisateurs d’accéder à leur accéder.
L’USDA a également déployé l’outil de gestion de la mobilité d’entreprise de McAfee pour améliorer la sécurité des appareils des utilisateurs. D’autres outils utilisés par les télétravail du département comprennent Microsoft SharePoint, Meeting and Exchange en direct et USDA Connect, le site Intranet d’Agriculture.
Croissance rapide
Le programme de télétravail d’Agriculture a augmenté rapidement au cours de la dernière année, explique Mika Cross, responsable du programme de télétravail du département. L’USDA compte désormais près de 75 000 employés qui sont éligibles au télétravail – plus de 75% de la main-d’œuvre totale – et le ministère espère atteindre 45% de participation cette année fiscale.
Le ministère prévoit d’économiser jusqu’à 2 millions de dollars en 2012 en transit qu’il fournit aux employés qui se rendent au travail, et le programme de télétravail est également une partie importante du plan de continuité des opérations (COOP) de l’USDA en cas d’urgence ou de catastrophe.
«Les décideurs de télétravail avec les flexibilities critiques nécessaires pour poursuivre efficacement et en toute sécurité les opérations gouvernementales pendant les conditions d’urgence dangereuses», explique Cross. «Les travailleurs sont tout aussi disponibles que s’ils étaient au bureau.»
93%
Pourcentage de télétravail DISA qui disent être plus productifs ou aussi productifs qu’ils l’étaient avant le télétravail
Source: Defense Information Systems Agency, 2011
Le département suit toutes les performances des employés – télétravail et employés de bureau – en utilisant le programme et les normes de gestion des performances de vente. «Ce que nous essayons de souligner à l’USDA, c’est que nous nous concentrons sur la performance, la responsabilité et la responsabilité», explique Cross.
Offre immobilier
Comme l’USDA, le programme de télétravail de GSA a augmenté rapidement ces dernières années, et les responsables de l’agence s’attendent à une politique qui est entrée en vigueur l’année dernière pour déplacer cette croissance dans une vitesse même élevée.
«Nous commençons par l’hypothèse que tous les employés sont initialement qualifiés pour le télétravail», explique Jim Leverso, directeur du personnel de la main-d’œuvre mobile au bureau du CIO de GSA.
Au cours de l’exercice 2010, 35 à 40 pantalons de la GSA ont employé un télétravail, que l’agence calcule aide à économiser environ 1,5 million de dollars. L’agence s’attend à ce que ces économies augmentent beaucoup plus tard car elle mène un Stour de consolidation immobilière. La GSA prévoit de consolder ses employés des complexes de Mapor Seveal dans la région de Washington au siège social de la GSA dans le district. Le bâtiment peut soutenir 2 000 travailleurs, mais ce sera la location de bureaux pouvant aller jusqu’à 4 000, ce qui sera rendu possible par le télétravail, explique Casey Coleman, CIO de GSA.
Les agences ont emprunté différentes voies vers le succès, mais certains facteurs sont courants parmi les meilleurs programmes de télétravail. Les travailleurs de la formation à se préparer pour le télétravail peuvent être importants comme leur fournir la bonne technologie. Les employés de DISA et de la GSA doivent terminer les courses d’entraînement en ligne avant d’autoriser le télétravail. L’USDA propose une formation en ligne et en classe pour les télétravards.
Dans chaque agence, les gestionnaires doivent également suivre une formation sur la façon de superviser avec succès les télétravoirs. «Je dirais que la leçon apprise pour nous est que nous avons toujours des superviseurs qui relient le télétravail», explique Sanders. «Nous devons donc encore les éduquer et les amener à adopter les technologies.»
Le soutien du haut de l’agence est également un facteur commun. À l’USDA, ce soutien va jusqu’au secrétaire au départ Tom Vilsack, disons. « Le télétravail est une composante de l’initiative de transformation culturelle du département, alors le secrétaire Vilsack exprime pour voir la participation, et il tient les gens responsables », dit-elle.
Le laiton de Disa a montré un support similaire. «Pour DISA, l’adhésion a été formidable de nos hauts dirigeants», explique Sanders. «C’est essentiel à tout programme de télétravail.»
