Les PDG l’ont vécu en réunion. Ils pensent qu’ils sont des perdeurs de temps improductifs qui obstruent leurs calendriers et tuent la créativité. Et nous avons pris des mesures drastiques pour éliminer les brainstormings inutiles sur le lieu de travail.
Ces dernières années, Shopify a annulé toutes les réunions récurrentes de trois personnes ou plus afin de libérer les employés pour d’autres tâches. Chez Block, le PDG Jack Dorsey a déclaré mardi une journée sans réunion à l’échelle de l’entreprise pour déplacer l’équilibre entre « parler du travail » et réellement travailler. Le chef d’Instagram, Adam Mosseri, s’est engagé à annuler toutes les réunions semestrielles et à ne reprendre que celles qui sont « absolument nécessaires ». Bob Jordan, PDG de Southwest Airlines, a déclaré publiquement que les réunions ne sont pas un travail. Il ne passe pas une partie de son après-midi à assister à des réunions. Pendant ce temps, Jamie Dimon, PDG de JPMorgan Chase, a encouragé les employés à « abolir les réunions » dans une lettre aux actionnaires en 2024.
Même si de telles actions peuvent ressembler à une croisade frénétique contre le lieu de travail moderne fondamental – quoique odieux –, Rebecca Hines, auteur du nouveau livre Your Best Meeting Ever, affirme que ces patrons n’en font peut-être pas assez. Le docteur de Stanford, qui a étudié les réunions pendant 15 ans et conseillé une centaine d’entreprises, affirme que les organisations pourraient bénéficier de ce qu’elle appelle le « tingeddon de l’armée » ou « l’apocalypse des réunions », en démantelant complètement les réunions et en repartant de zéro.
Ses recherches montrent qu’en 2024, les contributeurs indépendants, les managers et les cadres passeront en moyenne respectivement 3,7 heures, 5,8 heures et 5,3 heures par semaine en réunions improductives, soit une augmentation de 118 %, 87 % et 51 % par rapport à 2019.
« En tant que travailleurs du savoir, nous passons 85 à 90 % de notre temps à collaborer », explique-t-elle. « Aucune activité ne prend plus de temps que les réunions, et pourtant elles sont tellement dysfonctionnelles. » Les réunions sont devenues un incontournable du « théâtre de productivité » sur le lieu de travail, en partie parce qu’elles sont très visibles. « Il n’y a rien de plus important que d’être doublement ou triplement réservé pour une réunion. C’est pourquoi nous nous efforçons de démontrer notre productivité à travers les réunions, plutôt que de concevoir des réunions pour réellement faire avancer les choses », a-t-elle ajouté. Dans les organisations où les missions collectives et les objectifs individuels ne sont pas clairs, les réunions sont devenues une sorte de symbole de statut social et « un moyen de démontrer les progrès et la productivité », a déclaré Hines, une tendance qu’il a qualifiée de « toxique ».
La solution de Hines, écrit-elle dans son livre, est de traiter les réunions comme « le produit le plus important, le plus coûteux et le plus négligé de toute l’organisation ». Un bon point de départ est un nettoyage d’Armeetingeddon ou de calendrier. L’ancien employeur de Hines, Dropbox, a mis en œuvre ce système en 2013, lorsque son service informatique « a effacé du jour au lendemain les réunions récurrentes des calendriers des employés », a écrit Hines. Pendant plusieurs semaines, la « pause des réunions » de l’entreprise n’a laissé que quelques réunions importantes.
« Le battement constant des réunions a disparu du jour au lendemain, et ce qui est resté derrière était quelque chose d’inhabituel : du temps ininterrompu pour les employés pour faire leur travail », écrit Hines, qui a rejoint Dropbox l’année suivante. La conférence Doomsday, dirigée par Hines, a redonné aux participants jusqu’à 11 heures de temps par semaine et leur a donné de l’endurance, a-t-elle écrit.
Mais nettoyer votre calendrier n’est que la première étape. Hines recommande de se reconstruire après une « désintoxication des réunions » de 48 heures, puis d’ajouter des réunions bien conçues qui fonctionnent réellement.
L’un de ses principaux conseils pour des réunions comme celle-ci est de réduire la durée de réunion par défaut de moitié, à 30 minutes ou une heure, afin de donner aux participants un sentiment d’urgence et le besoin de se préparer. Les mêmes règles s’appliquent aux listes d’invitations. En fait, une étude de Bain & Company a révélé que lorsque plus de sept personnes participent à une réunion, la qualité des décisions diminue de 10 % pour chaque personne supplémentaire.
Néanmoins, les réunions ont tendance à se glisser dans les calendriers, les dirigeants doivent donc s’assurer que les employés sont en mesure de protéger leur temps et de refuser les réunions, ce qui peut sembler gênant, voire insultant, pour les organisateurs. Des entreprises comme Dropbox et GitLab donnent aux employés des scripts pré-écrits qu’ils peuvent refuser poliment en disant : « Merci d’avoir participé. Je me demandais si nous pouvions plutôt résoudre votre problème par e-mail ?
Hines n’est pas surpris que tant de PDG se concentrent désormais sur les réunions. « Nous vivons à une époque d’efficacité », dit-elle. Et lorsque les employés ont moins de réunions, la productivité augmente souvent. La collaboration va également augmenter « à mesure que les gens seront obligés de trouver de nouveaux moyens plus intentionnels de communiquer sans réunions ». Dans le même temps, la microgestion est réduite car les managers ne peuvent plus utiliser les réunions « comme outil de suivi d’équipe ».
Il n’est pas nécessaire que cela vienne d’en haut. Alors que nous sommes confrontés à des pressions pour développer les compétences nécessaires pour tirer le meilleur parti de l’IA, le moment est venu pour l’employé moyen de sévir contre les réunions. « Nous savons qu’une grande partie de cela se fait dans le cadre d’expériences personnelles et sur du temps personnel », explique Hines. « Nous avons la responsabilité de réfléchir au temps qui peut être récupéré (et consacré) pour véritablement faire progresser nos propres carrières et améliorer la capacité d’exécution de nos organisations. »
Cela dit, il existe une innovation dans la technologie de conférence que Hines n’aime pas trop. C’est un preneur de notes IA. Elle-même ne les utilise jamais. La tentation d’envoyer un robot dans une réunion « est le signe que la réunion n’a pas été intentionnellement conçue », dit-elle.
