L’adoption généralisée des arrangements de travail à distance a recadré le paysage de l’emploi, offrant aux organisations l’accès à un bassin de talents plus large et à une flexibilité opérationnelle incroyable. Cependant, cette réorganisation présente également des défis juridiques complexes – dont beaucoup sont sous-estimés.
Alors que les employés travaillent à partir de locations qui peuvent être des bornes ou des milliers de kilomètres des bureaux de leurs employeurs, les questions de droit applicables, les obligations réglementaires et l’exposition juridique deviennent de plus en plus difficiles à résoudre. En particulier, les employeurs doivent se contenter d’un patchwork de lois fédérales sur l’emploi, des déclencheurs juridictionnels basés sur la location employée et un ensemble croissant de risques de cybersécurité et de conformité; Tout cela peut être activé par quelque chose de simple en tant qu’employé à travers l’État.
Le problème de la géographie juridique: où vos employés sont des questions
Trop souvent, les employeurs opèrent en supposant que la conformité découle d’où l’entreprise est le siège social. Mais dans la pratique, la plupart des lois sur l’emploi se tournent vers la location physique de l’employé, pas sur l’emploi. Et dans un monde éloigné, cela signifie que les entreprises sont de plus en plus soumises à des lois dans des endroits où ils n’avaient jamais l’intention de faire des affaires.
Parfois, ces lois ont clairement défini les limites géographiques. D’autres fois, ils ne le font pas. En général, Short s’applique à la pré-retour contre l’extraterritorialité, refusant de s’appliquer à la loi de l’État en dehors de ses frontières, sauf si le statut dit expressément. Cependant, cela dépend de l’État: certains États rejettent la présumbion et l’instratead s’appuient sur l’interprétation traditionnelle de la statracy ou les principes de la loi de conflit. Cela crée une réelle confusion – en particulier lorsqu’un employé vit dans un État, relève d’un superviseur dans un autre et accède aux systèmes hébergés dans un tiers.
À Washington, DC, par exemple, la loi se penche souvent à l’endroit où réside l’autorité de contrôle ou le superviseur. Cela signifie qu’un remorage de travail employé basé à Virginie pourrait être potentialisé par la loi sur les humains de DC simplement parce que son patron dans un bureau de DC. En revanche, l’ACFR de Californie s’appliquait généralement aux employeurs avec cinq employés ou plus à l’échelle nationale, même si un seul fonctionne rematty en Californie. Les déclencheurs de la loi sur les congés de maladie payée de New York en fonction de l’effectif total des employés, peu importe où se trouvent les employés.
Pas seulement de laisser les lois: les réclamations des travailleurs et des salaires des travailleurs
Le même enchevêtrement juridictionnel s’appliquait à l’assurance contre les accidents du travail, qui est une régulation de l’État et de la location. Si un employé éloigné déménage dans un autre État, même temporal et y subit une blessure au travail, un emploi pourrait se retrouver hors de conformité et non assuré, malgré une couverture dans l’État d’origine.
De même, les agences de refaçage salariat et heure peuvent être juridictions en fonction de l’endroit où le travail est effectué. Un travailleur éloigné qui déménage dans le Massachusetts ou en Californie – deux États avec des régimes de salaire salariale agressifs – peuvent déclencher des obligations de tenue de dossiers, d’heures supplémentaires ou de repas / repos même si l’utilisation n’a jamais eu l’intention d’opérer dans ces juridictions.
Hébergement pour handicap et travail à distance
Les travaux à distance raissent des cerkerings importants en vertu de la loi sur les Americans with Disabilities (ADA). Dans de nombreux cas, les travaux à distance peuvent être considérés comme un logement raisonnable, en particulier si les employés peuvent effectuer des fonctions de travail essentielles à domicile. Les refus généraux d’autoriser le travail à distance – en particulier lorsqu’ils sont auparavant autorisés – CAU conduisent à des défis juridiques.
Plus largement, le travail à distance lui-même a des racines dans l’hébergement d’invalidité. De nombreuses structures désormais largement utilisées pour les effectifs hybrides et distribués ont commencé comme stratégies d’accessibilité. En tant que tels, les employeurs doivent traiter les politiques de travail distantes non seulement comme des outils de productivité, mais aussi comme des cadres de conformité et d’inclusion. Le refus de travail à distance sans évaluation individualisée peut augmenter les risques en vertu de l’ADA et des lois parallèles de l’État.
Compliance de surveillance et de confidentialité
Les employeurs utilisant des outils de productivité numérique ou un logiciel de surveillance doivent soigneusement naviguer avec les lois sur la confidentialité et le consentement des États – y compris les exigences de préavis et d’accord affirmatives dans des juridictions comme la Californie, le Connecticut et New York. Ces règles varient considérablement et nécessitent souvent une transparence concernant les méthodes de surveillance, l’utilisation des données et les droits d’accès.
Vérification I-9 et intégration à distance
Sur le front de la conformité, les employeurs doivent s’assurer qu’ils suivent les conseils du DHS pour la vérification du formulaire I-9 lors de l’intégration des employés distants. Cela comprenait l’adhésion à l’évolution des règles d’inspection des documents, qui alternatives à l’examen en personne dans des circonstances désignées. Le non-respect peut entraîner des amendes et des retards dans l’activation de la main-d’œuvre.
Menaces d’initié, double travail et exposition aux données transfrontalières
Le risque juridique n’est que la moitié de l’histoire. Les employeurs doivent également se contenter de vulnérabilités de sécurité introduites par les travaux à distance – en particulier la menace croissante de l’abus d’accéder à l’initié. L’embarquement à distance rend plus difficile la vérification de l’identité, le contrôle du comportement ou de détecter quand quelqu’un utilise plusieurs connexions, plusieurs appareils ou même sous-traitant son travail à quelqu’un d’autre.
L’un des exemples les plus alarmants concernait un schéma d’infiltration répandu par les opératives informatiques nord-coréennes, qui se faisait passer pour des entrepreneurs à distance et se sont intégrés dans des sociétés américaines. Ces agents utilisent des curriculum vitae générés par l’IA, des identités de spoods et des appareils américains tiers pour obtenir des informations d’identification et profiter de l’accès propriétaire.
La composition de ce risque est le double problème d’emploi: les travailleurs à distance occupant plusieurs rôles, parfois avec des concurrents, tout en se connectant à des systèmes propulsaires. Sans contrôles appropriés, cela crée une exposition au vol IP, à un détournement secret commercial et à une mauvaise utilisation de l’infrastructure de l’entreprise.
Les préoccupations transfrontalières ajoutent une autre couche. La récente règle du ministère américain de la Justice sur les données personnelles sensibles interdit l’accès non autorisé aux données personnelles par des particuliers ou des entités affiliées à des adversaires pour toujours. La règle met explicitement met en évidence les relations d’emploi et de passation des contrats en tant que vecteurs des risques, renforçant l’importateur de connu non seulement qui vous êtes – mais où ils sont et qui d’autre pourraient derrière eux.
Chacun de ces éléments souligne une vérité plus large: les accords d’emploi et les politiques de l’entreprise doivent évoluer pour aborder les complexies opérationnelles et légales d’une main-d’œuvre distribuée. Pour gérer les risques entre les juridictions, les employeurs devraient établir des protocoles de base qui s’appliquent au local de la location des employés. Utilisez la liste de contrôle ci-dessous comme point de départ pour les garanties juridiques et opérationnelles.
Liste de contrôle
Pour gérer les risques entre les juridictions, les employeurs devraient établir des protocoles de base qui s’appliquent au local de la location des employés. Utilisez la liste de contrôle ci-dessous comme point de départ pour les garanties juridiques et opérationnelles:
Exiger l’emploi pour divulguer la location de travail actuelle et informer les délocalisations. Suivez le nombre d’employés par l’État pour identifier les lois déclenchées (par exemple, congé payé, discrimination, règles salariales). Considérez cela nécessaire pour maintenir la couverture des accidents du travail dans chaque État où les employés travaillent. Mettre à jour les accords d’emploi avec des clauses de juridiction, la confidentialité et les dispositions à double emploi. Limitez l’accès aux systèmes sensibles en fonction de l’accès nécessaire. Surveiller les signaux des menaces d’initié: location d’usurpation, travaux multiples ou accès à l’étranger. Révoquez des informations d’identification et récupérez rapidement les données à décrocher. Assurez-vous que les outils de surveillance sont conformes aux lois sur la confidentialité et le consentement des États.
Conclusion
Le travail à distance offre de réels avantages, mais seulement lorsque les employeurs comprennent et gérent les obligations légales qui suivent les employeurs à travers les juridictions. Un seul projet peut déclencher de nouvelles lois sur les salaires, des droits de congé, des exigences d’indemnisation des accidents du travail ou même des problèmes de sécurité des données. L’organisation qui adopte une approche proactive et consacrée à la juridiction du travail à distance peut rester conforme, protéger les informations sensibles et soutenir la flexibilité sans exposition incroyable. Les conseils juridiques peuvent contribuer à aider les employeurs à évaluer les risques, à mettre à jour la police et à des cadres de mise en œuvre qui reflètent à la fois les besoins opérationnels et les obligations légales – traitées avant que les problèmes ne surviennent.
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