Des plates-formes de chat et des e-mails aux intranets et aux applications mobiles, les outils de travail d’aujourd’hui offrent des moyens infinis de se connecter. Cependant, sans clarté et structure, les employés peuvent facilement les submerger. Les entreprises les plus prospères aborderont intentionnellement la pile de communications, avec un objectif clair pour tous leurs outils et encourageront l’engagement authentique.
Ci-dessous, les membres du Forbes Communications Council partagent les meilleurs conseils pour optimiser la pile de technologies de communication interne pour votre entreprise et transformer les communications en milieu de travail.
1. Ajustez chaque outil à la bonne fin
Évaluez les meilleurs outils techniques pour des communications internes spécifiques. L’enregistrement rapide a un emplacement du logiciel de chat, mais ce n’est pas là que les annonces de l’entreprise sont faites. Assurez-vous que chaque canal a des procédures opérationnelles standard pour une communication interne appropriée. Recherchez également vos collègues: que utilisent-ils le plus souvent et comment l’utilisent-ils? – Kimberly Osborne, Old Dominion University
2. Adopte une plateforme de distribution et d’analyse centralisée
Investissez dans une plate-forme qui vous permet de concevoir, livrer et analyser les communications internes à travers la pile actuelle des technologies de communication. Des outils tels que Changengine, par exemple, fournissent des communications personnalisées par e-mail de travail, e-mail personnel, Slack, équipes et SMS à partir d’une seule plate-forme. Cela simplifie considérablement le processus de communication et permet une vision générale de l’engagement des employés. – Stephanie Banel, Azilla
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3. Audit et simplification pour réduire le bruit
Audit, puis simplifiez. Utilisation de l’outil de carte et chevauchements de coupe. Lorsque les employés savent où et quoi trouver et ce qu’il est important, l’adoption monte en flèche. Un intranet bien construit agit comme une seule page de destination menant à tout le reste, réduisant le bruit et augmentant l’alignement. – Emily Burrows, BGSF
4. rationaliser et engager vos utilisateurs finaux
Auditez périodiquement la pile de technologies de communication interne pour éliminer les outils redondants et assurez-vous que chaque plate-forme a un objectif clair et clair. La rationalisation réduit la confusion, améliore le recrutement et augmente la productivité de l’équipe en alignant la bonne messagerie avec le bon canal. Impliquez des utilisateurs finaux dans le processus et assurez-vous que l’outil répond aux besoins de communication réels. – Kurt Allen, Notre Dame de Namur Université
5. Focus sur la structure, pas seulement les outils
Plusieurs fois, les entreprises supposent que plus d’outils corrigent les communications, mais le vrai problème est qu’il n’y a pas de structure dans la façon dont ces outils se connectent. La définition d’un code de conduite clair (comme où les décisions sont accessibles au public ou où les réunions sont prévues) crée une cohérence. Savoir où les gens devraient regarder améliore la collaboration et la pile fonctionne comme prévu. -Cade Collister, métova
6. Profitez des messages en temps réel et des appels vidéo
Prioriser la messagerie en temps réel avec les caméras sur et les appels vidéo quotidiens. Lorsque vous voyez le blanc des yeux de quelqu’un, vous renforcez la confiance, vous affinez votre concentration et continuez à connecter les équipes dans toute la région. Même la communication en face à face à l’écran entraîne la pertinence, l’alignement et les résultats durables. – Marie Oliudan
7. Créez un tableau de bord et une couche avec AI
J’ai trouvé que deux choses font la plus grande différence. Parce que moins de choix signifient des décisions plus rapides d’adapter l’outil dans un seul tableau de bord et de réduire la charge cognitive (loi de Hick). Ensuite, vous personnalisez votre contenu et votre superposition pour souligner ce qui est le plus important. La pertinence réduit le bruit et augmente l’engagement. -Christinamendel, Christinamendel.com
8. Choisissez les outils pour intégrer de manière transparente
Choisissez un outil qui intègre de manière transparente des informations afin qu’il circule plutôt que de fragments. Un système unifié réduit la duplication, maintient les équipes alignées et encourage le recrutement. -Kal Gajraj, Ph.D. , peut nourrir la santé de la communauté
9. Gardez les choses simples et humaines
Gardez la communication simple et humaine. J’aime Slack parce que ça ressemble à une conversation. Qui veut faire des histoires avec la haute technologie? Quand il disparaît en arrière-plan, les gens peuvent parler, partager et trouver ce dont ils ont besoin. La communication est naturelle et tout le monde reste connecté. -Rich Bornstein, Bornstein Media
10. offre une formation et un rafraîchissement continu
Hôtez des séances de formation continue pour s’assurer que toutes les composantes de la pile de haute technologie sont systématiquement comprises et utilisées efficacement. De nombreuses organisations s’entraînent lors du déploiement de nouveaux canaux de communication pour le CRM, mais ne parviennent pas au suivi pour garantir la pleine conformité. Les rafraîchissements réguliers renforcent les attentes, favorisent l’adoption et garantissent que les lacunes d’utilisation ne sont pas dues au manque de connaissances. – Victoria Zerefsky, Anne Arundel Economic Development Corporation
11. Établir la gouvernance pour protéger l’attention des employés
Établir un système de gouvernance simple qui définit les objectifs, les cadences et les publics cibles de chaque outil de communication interne, garantissant que le leadership met en œuvre et modélise régulièrement la gouvernance. C’est l’un des éléments les plus souvent négligés de la pile technologique interne. La gouvernance protège l’attention des employés, maintient la confiance et améliore la communication stratégique. -Salachers, SC Communications stratégiques
12. Concentrez vos ressources basées sur les connaissances
La centralisation des informations sur une base de connaissances dédiée est essentielle pour rationaliser la communication interne. En intégrant des documents clés, des ressources et des politiques sur une plate-forme facile à accès, les employés peuvent rapidement trouver les informations dont ils ont besoin sans avoir à rechercher par e-mail ou plusieurs applications. Cela augmente l’efficacité et garantit la cohérence dans toute l’organisation. -Lauren Parr, Repugen
13. Évitez de surcharger vos outils en priorisant ce qui fonctionne
Ne soyez pas trop mince. Bien que davantage de points de contact puissent sembler positifs, tous les nouveaux canaux créent plus d’éléments qui ajustent plus d’éléments pour que les employés puissent suivre. Souvent rare occasionnellement. Identifiez les meilleurs outils pour votre entreprise et votre culture et respectez-les. Cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas ajouter de nouvelles plates-formes, mais de nouvelles plates-formes sont simplement ajoutées car ce sont de nouvelles applications qui brillent. -Tom Wozniak, Optizmo Technologies, LLC
14. Syndicate délibérément du contenu à travers le canal
Les employés sont aussi omnicanal que leurs clients et le monde dans son ensemble. Acceptez le chaos et le contenu de syndicat dans la mesure du possible. Ajoutez des efforts supplémentaires aux connaissances, aux détails et aux histoires que vous souhaitez partager, en rendant le contenu attrayant. L’aspect technique est relativement simple. – Eric Brown, Aviatrix
15. traiter les communications internes comme un produit
Trop d’entreprises sont confuses « Nous avons publié partout » et « les gens ont vraiment compris cela ». Lorsque les communications de Comms deviendront des feux de feu, les gens se déshabilleront mentalement, sinon littéralement. Concevoir des communications internes comme les produits. Définissez les canaux centraux, définissez les cas d’utilisation de la carte et rendez-vous impitoyable sur le signal à bruit. Un message clair sur la chaîne de droite bat cinq messages que personne ne lit. -Colby Proffitt, Carbyne
16. Adopter l’approche du hub et de la parole
Désignez une intranet (ou une plate-forme équivalente) en tant que système d’enregistrement pour toutes les nouvelles, ressources et documents officiels des employés. Ils construisent ensuite un système d’activation via des canaux « parlants » tels que les e-mails, les applications mobiles, le Slack et d’autres, et par le biais d’une équipe qui attire l’attention à travers des notifications opportunes et pertinentes qui dirigent les employés vers le centre pour plus d’informations. -Rekha thomas, marketing de chemin à terme
