Alors que ce nombre est déjà en baisse, les secrétaires et assistants administratifs sont confrontés à une autre menace croissante : les outils d’intelligence artificielle comme ChatGPT et Claude, qui peuvent effectuer une partie de leur charge de travail d’un simple clic.
Les données sur les prévisions d’emploi dressent un tableau sombre des professions à prédominance féminine, qui pourraient être particulièrement vulnérables aux déplacements dus à l’IA par rapport à l’ensemble de la main-d’œuvre. Cependant, certains administrateurs adoptent cette technologie et l’utilisent même comme outil pour aller de l’avant.
Deanna Danger, 43 ans, est à la direction depuis 2003. Elle affirme que s’adapter au changement et garder une longueur d’avance est une partie importante de ce rôle en constante évolution, et l’IA ne fait pas exception.
« Nous devons simplement évoluer », dit-elle.
Danger a commencé à utiliser l’IA de manière professionnelle en 2022, en apprenant par l’expérimentation et la collaboration avec d’autres administrateurs. Désormais, elle ne prend plus de notes lors des réunions. Je configure Copilot et ChatGPT pour ce faire. Cela lui permet de « réellement participer à la réunion et de ne pas seulement s’inquiéter de s’assurer que j’ai tapé tout ce qui a été dit », a déclaré Danger, assistant exécutif du directeur de l’information de l’Université Vanderbilt. « Honnêtement, ce qui prenait des heures auparavant prend désormais moins de cinq minutes. »
Reste à savoir comment et dans quelle mesure l’IA va changer son métier, mais les emplois d’assistants administratifs et de secrétaires sont en déclin depuis des décennies. Les données actuelles du recensement montrent qu’en 2004, environ 3,5 millions de personnes occupaient ce poste, dont près de 97 % étaient des femmes. Vingt ans plus tard, ce nombre est tombé à 2,1 millions, même si l’effectif global a augmenté au cours de la même période. Et à l’exception des secrétaires médicaux et des assistants administratifs, une catégorie qui devrait croître de 4 % d’ici 2034 en raison de la croissance du secteur des soins de santé, les économistes du Bureau of Labor Statistics des États-Unis prédisent que ces professions continueront de décliner.
Les données du ministère du Travail publiées jeudi montrent que le taux de chômage du personnel administratif et de soutien administratif (une large catégorie qui comprend également les commis comptables et les postiers) est passé de 3,6 % en juin dernier à 4 %, mais ce niveau reste inférieur au taux de chômage global.
« D’un point de vue prévisionnel au cours des derniers cycles, la situation générale des emplois de bureau et de direction est celle des technologies de productivité, avec une demande d’emploi limitée », a déclaré Emily Lauren, économiste en chef de la division de prévision de l’emploi du BLS. Les progrès technologiques tels que le traitement de texte, la synthèse vocale et les outils et applications de planification ont chacun transformé le travail des professionnels de l’administration et contribué à leur déclin global.
Un rapport publié en janvier par la Brookings Institution a révélé que les travailleurs administratifs et de direction pourraient être plus exposés aux déplacements induits par l’IA que les autres professionnels, car ils « manquent d’adaptabilité en raison d’épargnes limitées, d’un âge plus avancé, de moins d’opportunités locales et d’un ensemble de compétences restreint ». Environ 86 % de ces 6 millions de travailleurs sont des femmes.
En fait, par rapport à l’ensemble de la population active, davantage de secrétaires et d’assistants administratifs ont plus de 55 ans (34 % contre 23 %), leur salaire médian est inférieur à celui de tous les travailleurs américains (47 460 $ contre 49 500 $) et un diplôme d’études secondaires est suffisant pour de nombreux postes de débutant.
Mais comme le souligne le rapport Brookings, ce que les données sur le travail ne rendent pas compte, c’est la capacité des individus à s’adapter à des environnements changeants, y compris les assistants administratifs comme Danger, qui, selon le rapport, sont « beaucoup plus capables que les gens ne le pensent ».
Danger organise des cafés-causeries virtuels bihebdomadaires pour ses collègues par l’intermédiaire de l’American Society of Administrative Professionals, une organisation professionnelle comptant environ 132 000 membres. Les participants à la session de mai ont partagé des exemples d’utilisation de l’IA, notamment la création de dépliants, la recherche de restaurants pour des événements de direction, la conception de légendes pour les comptes de médias sociaux d’un employeur et la rédaction d’un langage de procédure opérationnelle standard.
Cependant, malgré l’atmosphère généralement enthousiaste, certains participants ont soulevé des préoccupations telles que la sécurité des données et l’absence de réglementation sur l’IA. Certains soulignent que l’IA ne peut pas remplacer et ne remplacera pas l’intelligence émotionnelle et les compétences relationnelles qui caractérisent les managers qui réussissent.
Fiona Young, fondatrice de Carve, une entreprise axée sur la formation d’assistants de direction en IA, affirme avoir constaté un « énorme changement dans la demande » pour ses services à partir de 2023. Young, elle-même ancienne assistante de direction, a déclaré qu’elle avait dispensé une formation en IA à des professionnels de la gestion du monde entier, notamment Google, Amazon, Uber, Salesforce et LinkedIn. D’après son expérience, les employeurs souhaitent que leurs employés puissent profiter de l’IA. « Être capable non seulement de comprendre l’IA dans ses grandes lignes, mais aussi de véritablement l’exploiter en tant que partie intégrante de la façon dont les gens travaillent au quotidien », dit-elle.
Oana Manolas adopte une position encore plus ferme. « Nous licencierons tous ceux qui n’utilisent pas l’IA », a écrit le fondateur et PDG de Sequel.io, une plateforme qui permet aux entreprises d’héberger des webinaires sur leurs sites Web, a écrit dans un article sur LinkedIn l’année dernière.
Mais même Manolash affirme que l’IA ne peut pas remplacer l’assistante exécutive Stephanie Martinez.
Manolash a déclaré que l’IA a permis à Martinez de « se libérer » de tâches telles que la prise de notes et la préparation des réunions, lui permettant de se concentrer sur le « travail humain » consistant à établir des liens d’équipe, à prendre des décisions, à comprendre les relations avec les dirigeants et les parties prenantes et à communiquer en conséquence.
S’il est probable que l’IA remplacera les assistants « traditionnels », « l’IA ne remplacera pas le travail d’assistant de direction car le rôle évolue », explique Manolash.
M. Martinez travaille à distance depuis le Salvador via Viva Talent. Autre exemple de l’évolution du paysage de ses fonctions, Viva Talent forme des assistants d’Amérique latine et d’Amérique du Sud et les met en relation avec des entreprises technologiques principalement basées aux États-Unis.
« Il existe de grandes opportunités pour les personnes qui veulent vraiment réussir dans ce rôle », déclare Manolash. « Cette personne a accès aux informations dans toute l’organisation. »
Par exemple, lorsque l’entreprise souhaitait générer davantage d’avis clients sur sa plateforme d’évaluation de logiciels, Martinez, qui gère la plupart des factures et des frais, a abordé le problème de manière innovante. Elle a exploité l’IA pour filtrer toutes les communications avec les clients, identifier les candidats appropriés pour les avis et rédiger des e-mails de sensibilisation. Sans l’IA, « il lui aurait fallu beaucoup de temps pour y parvenir », a déclaré Manolas, ajoutant que l’IA avait permis à Martinez de « penser de manière créative ».
Melissa Peoples, coach adjointe de direction et ancienne assistante de direction basée à Austin, au Texas, affirme que la liberté de mettre en œuvre stratégiquement l’IA est tout aussi importante que l’éducation et la formation. En effet, de nombreux assistants souhaitent mettre en œuvre l’IA mais n’ont pas la bande passante nécessaire pour l’intégrer.
La dynamique des genres pose des défis aggravants dans une industrie dominée par les femmes, qui sont souvent associées à des dirigeants masculins, a déclaré Peoples.
« Nous voyons des entreprises qui sont parmi les premiers à adopter ce modèle, qui s’associent à des équipes de direction très solides et sont capables de faire toutes ces choses », dit-elle. « Et vous voyez le revers de la médaille, où l’on dit littéralement à l’assistant : ‘Vous n’êtes pas assez intelligent pour être dans la pièce. S’il vous plaît, apportez-moi du café.' »
Selon Peoples, une formation efficace en IA permet aux managers de « trouver leur voix » et « à mesure que l’IA des agents devient plus courante et plus facilement accessible, ils peuvent avoir plus d’impact car ils sont protégés de ce qui les attend ».
