Le ministère de la Santé et des Services sociaux impose de nouvelles restrictions sur le télétravail comme aménagement raisonnable pour les employés handicapés.
Une nouvelle politique d’aménagement raisonnable à l’échelle du département partagée cette semaine avec les employés stipule que toutes les demandes de télétravail, de travail à distance ou de réaffectation doivent être examinées et approuvées par un secrétaire adjoint ou un fonctionnaire de niveau supérieur – une décision qui risque de ralentir le processus d’approbation.
La nouvelle politique, comme l’a rapporté Federal News Network lundi, interdit généralement aux employés d’utiliser le télétravail comme « accommodement provisoire », pendant que l’agence traite leur demande d’aménagement raisonnable.
« Le télétravail n’est pas approprié pour un aménagement provisoire, à moins qu’il ne soit approuvé au niveau du secrétaire adjoint ou à un niveau supérieur », indique la nouvelle politique.
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La politique d’aménagement raisonnable mise à jour, signée le 15 septembre par le directeur du capital humain du HHS et le secrétaire adjoint adjoint Thomas Nagy, Jr., remplace une politique vieille de plus de dix ans et s’applique à toutes les agences composantes du HHS.
« Cette politique entre en vigueur immédiatement et doit être suivie par la composante HHS conformément aux lois, réglementations et politiques départementales applicables », indique la politique.
On ne sait pas combien de temps il faudra au HHS pour examiner chaque demande individuelle d’aménagement raisonnable. Mais le HHS, qui traite désormais toutes les demandes d’aménagements raisonnables émanant de ses agences composantes, est confronté à un arriéré de plus de 3 000 dossiers – qui, selon lui, prendra six à huit mois.
La nouvelle politique permet aux superviseurs de première ligne d’accorder des « demandes simples et évidentes » sans consulter un coordinateur des aménagements raisonnables du HHS, mais leur interdit d’accorder du télétravail ou du travail à distance.
« Le télétravail et le reclassement ne sont pas des demandes simples et évidentes », précise la politique.
La politique ordonne également au HHS de collecter des données sur le « nombre de demandes impliquant du télétravail ou du travail à distance, en tout ou en partie ».
Une note des Centers for Disease Control and Prevention indique que « tout le télétravail lié aux RA sera abrogé » et que les dirigeants du CDC ne seront plus autorisés à approuver le télétravail comme mesure d’adaptation provisoire.
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«Le personnel actuellement sous contrat devra se présenter sur le chantier», indique la note.
Le mémo du CDC indique que les employés peuvent toujours demander le télétravail comme aménagement raisonnable, mais « jusqu’à ce qu’ils soient examinés et approuvés par le HHS, ils doivent se présenter sur le lieu de travail ».
Il indique également que les employés peuvent demander ce qui était auparavant connu sous le nom de « télétravail médical », qui peut être approuvé par le directeur des opérations du CDC pour une durée d’environ six mois.
Selon la note, le CDC peut accorder temporairement le télétravail médical aux employés qui se remettent d’une chimiothérapie, d’une arthroplastie de la hanche ou de complications de grossesse.
Si le HHS rejette un aménagement raisonnable, la note du CDC indique qu’un employé peut contester la décision devant une commission d’appel. Le CDC s’attend cependant à ce que le traitement de l’appel « prenne également des mois » et que les employés doivent continuer à travailler depuis le bureau pendant que l’appel est en cours.
« Nous savons que cela va être difficile, en particulier pour les superviseurs de première ligne », indique le mémo du CDC.
La secrétaire de presse du HHS, Emily Hilliard, a déclaré dans un communiqué que la nouvelle politique d’aménagement raisonnable « établit des procédures à l’échelle du département pour garantir la cohérence avec la loi fédérale ».
« Des aménagements provisoires peuvent être fournis pendant que les cas progressent dans le processus d’aménagement raisonnable vers une décision finale. Le ministère reste déterminé à traiter ces demandes le plus rapidement possible », a déclaré Hilliard.
Jodi Hershey, ancienne spécialiste de l’aménagement raisonnable de la FEMA et fondatrice d’EASE, LLC, une entreprise qui aide les employeurs et les employés à résoudre les problèmes d’accessibilité sur le lieu de travail, a déclaré que la nouvelle politique suggère que le HHS « joue vite et librement avec la loi sur la réadaptation et ce qui est exigé d’eux » en vertu de la législation.
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« C’est la manière la plus inefficace possible de gérer les aménagements raisonnables. En centralisant les responsables chargés de décider des aménagements raisonnables, vous retirez la décision de la personne qui connaît le mieux le travail. Le superviseur ou le gestionnaire immédiat sait ce qu’est le travail, comment le travail est normalement effectué. Ils connaissent l’employé. Lorsque vous supprimez ce niveau de familiarité du processus et que vous le montez dans la chaîne… cette personne n’a même aucune idée de ce qu’est le travail. Elle ne connaît pas la personne avec qui elle a affaire. Elle ne connaît pas le bureau, ils ne connaissent pas du tout les détails », a déclaré Hershey.
Dans un message obtenu par Federal News Network, Cheryl Prigodich, directrice adjointe principale du Bureau de la sûreté, de la sécurité et de la gestion des actifs du CDC, a déclaré à un employé du HHS que, parce que leur aménagement raisonnable d’un an avait expiré, ils devaient soumettre une nouvelle demande d’approbation.
« Le délai d’approbation de votre demande n’est pas connu pour le moment. En attendant, cependant, nous ne sommes pas autorisés à approuver le télétravail comme aménagement provisoire pour un aménagement raisonnable », a déclaré Prigodich.
Prigodich a déclaré à l’employé que, selon le HHS, les employés doivent soit utiliser les congés annuels, 80 heures de télétravail annuel ad hoc disponibles pour chaque employé du HHS, prendre un congé en vertu de la loi sur les congés familiaux et médicaux ou se présenter sur le lieu de travail « avec la possibilité d’un autre aménagement acceptable (tournée de travail, modifications physiques du lieu de travail, etc.).
Prigodich a demandé à l’employé de soumettre sa demande de renouvellement de sa demande d’aménagement raisonnable au secrétaire adjoint du HHS pour l’administration, mais lui a recommandé de « résumer efficacement votre préoccupation et votre demande (avec la documentation appropriée) dans une note d’une seule page maximum ».
« L’ASA ne voudra pas passer au peigne fin les courriels précédents ou trop de pièces jointes », a déclaré Prigodich.
La demande d’une page, a-t-elle ajouté, devrait inclure « pourquoi aucun autre aménagement alternatif ne fonctionnera », la documentation du handicap et les dossiers montrant l’aménagement raisonnable précédemment approuvé.
« Je sais que c’est frustrant. Nous sommes certainement frustrés aussi – et cela représente un changement politique important pour un grand nombre de personnes qui dépendent de ce type d’hébergement pour leur santé et leurs besoins personnels », a déclaré Prigodich.
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